Giải quyết thiếu nhân lực bằng người tham gia Working Holiday: ngành phù hợp và cách tiếp nhận
Cập nhật ngày 29 tháng 10 năm 2026
Tuyển người đến Nhật theo Working Holiday có thể giúp giải quyết thiếu nhân lực theo thời gian hoặc nhiệm vụ cụ thể, như mùa cao điểm khách sạn, giờ đông khách nhà hàng và mùa thu hoạch. Khi kế hoạch du lịch của người đó khớp với thời gian doanh nghiệp cần và có cơ chế hướng dẫn, họ có thể chia sẻ công việc tại hiện trường.
Hãy lập kế hoạch từ khi nào, nhiệm vụ gì, thiếu bao nhiêu giờ mỗi tuần, thay vì bắt đầu bằng “tuyển bao nhiêu người nước ngoài”. Working Holiday là chương trình có mục đích chính là nghỉ dưỡng. Tiền đề là tôn trọng kế hoạch lưu trú của từng người và cùng quyết định cách làm việc hỗ trợ mùa cao điểm. Hướng dẫn chương trình của Bộ Ngoại giao Nhật Bản
Dễ bù thiếu nhân lực ở nơi có thể xác định thời gian và nhiệm vụ
Nơi phù hợp với tuyển Working Holiday là nơi dự báo được mùa cao điểm và tách được công việc trong vài tuần đến vài tháng. Ví dụ gồm dọn phòng khu nghỉ dưỡng, phụ bếp nhà hàng và phân loại, xuất hàng trong mùa thu hoạch. Dưới đây là đánh giá biên tập dựa trên nội dung công việc và khả năng tiếp nhận, không phải thứ hạng thiếu nhân lực toàn quốc hay kết quả tuyển dụng theo ngành.
| Ngành / công việc | Phần thiếu dễ bổ sung | Mức phù hợp với Working Holiday | Điều doanh nghiệp nên chuẩn bị |
|---|---|---|---|
| Khách sạn / khu nghỉ dưỡng | Dọn phòng theo mùa, ăn uống, hỗ trợ tiếp khách | Cao. Dễ khớp thời gian làm với mùa cao điểm | Ký túc xá/đi lại, đào tạo riêng theo bộ phận, điều chỉnh ngày nghỉ mong muốn |
| Ăn uống | Giờ trưa/tối, bếp, rửa bát | Cao. Dễ tách nhiệm vụ và dạy từng bước | Đào tạo vệ sinh/dị ứng, chỉ dẫn ngắn, người phụ trách |
| Vệ sinh | Dọn phòng/cơ sở ban ngày | Cao. Dễ chia sẻ quy trình bằng ảnh và thực hành | Tiêu chuẩn chất lượng, an toàn, làm cùng đến khi quen |
| Kho hàng / logistics | Phân loại, kiểm hàng, đóng gói mùa khuyến mại | Tùy điều kiện. Có thể phù hợp nếu giờ và đi lại khớp | Xe đưa đón, biển an toàn, hàng nặng, điều chỉnh lượng việc |
| Nông nghiệp | Giai đoạn tập trung thu hoạch, phân loại, xuất hàng | Tùy điều kiện. Dễ khớp mong muốn sống ở địa phương | Chỗ ở, giao thông, giải thích công việc và lương khi thời tiết xấu |
| Bán lẻ / hướng dẫn du lịch | Tiếp du khách, giới thiệu sản phẩm | Có thể phù hợp khi ngoại ngữ, tiếng Nhật và nhiệm vụ khớp | Thu ngân, kiến thức hàng hóa, đầu mối bàn giao khi khẩn cấp |
| Bảo vệ | Ca tại sự kiện hoặc hiện trường | Cần đánh giá thận trọng. Đào tạo và xác nhận an toàn đòi hỏi nhiều công sức | Kiểm tra điều kiện pháp luật, đào tạo mới, luyện báo cáo bằng tiếng Nhật |
Kết luận “biết ngoại ngữ nên giao tiếp khách” cũng là vội vàng. Hãy kiểm tra ngôn ngữ sử dụng được, kinh nghiệm phục vụ và tiếng Nhật cần thiết theo từng nhiệm vụ. Không suy đoán công việc sở trường hay tính cách từ quốc tịch; hãy giải thích thao tác thực tế và xác nhận mức độ hiểu của ứng viên.
Bố trí chỉ có 1 người làm trong mỗi ca hoặc nhiệm vụ chuyên môn mất nhiều thời gian để học sẽ tăng gánh nặng tiếp nhận. Dù lấp được thiếu hụt ngắn hạn, nếu người hướng dẫn phải tăng ca nhiều hơn thì chưa thể coi là cải thiện. Tách trước nhiệm vụ giao cho người mới và nhiệm vụ nhân viên hiện tại phải quyết định sẽ giúp đo hiệu quả tuyển dụng.
Khác với tuyển du học sinh ở việc kiểm tra giấy chỉ định và kế hoạch lưu trú
Working Holiday là một loại thuộc tư cách lưu trú “Hoạt động đặc định”. Khi tuyển, ngoài thẻ cư trú, hãy kiểm tra nội dung hoạt động trên giấy chỉ định đính kèm hộ chiếu. “Hoạt động đặc định” còn có các loại dành cho mục đích khác, nên không thể kết luận được làm việc chỉ từ dòng này. Hỏi đáp của Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú
Giới hạn 28 giờ/tuần trong giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú bao quát của du học sinh không tự động áp dụng nguyên trạng cho Working Holiday. Tuy nhiên, điều đó cũng không có nghĩa có thể yêu cầu làm không giới hạn. Lập hợp đồng và ca theo nội dung chỉ định, hạn cư trú và pháp luật lao động về giờ làm, nghỉ giữa giờ và ngày nghỉ.
| Nội dung kiểm tra | Cách xem khi tuyển Working Holiday |
|---|---|
| Phạm vi được làm | Kiểm tra thẻ cư trú và giấy chỉ định; hỏi cơ quan xuất nhập cảnh nếu chưa rõ |
| Có thể làm đến khi nào | Kiểm tra riêng hạn cư trú và ngày muốn nghỉ việc |
| Kế hoạch nghỉ và di chuyển | Hỏi kế hoạch du lịch/chuyển nhà, thống nhất ngày có thể làm |
| Nội dung hợp đồng | Giải thích bằng văn bản nhiệm vụ, địa điểm, giờ, lương, thời hạn và điều kiện gia hạn |
| Người thuộc đối tượng | Kiểm tra quốc gia/vùng lãnh thổ và điều kiện riêng; không phải thuật ngữ chỉ mọi người nước ngoài |
Số lần tham gia và điều kiện lưu trú khác nhau theo quốc gia/vùng lãnh thổ, một số đã được điều chỉnh. Không mặc định “ai cũng 1 năm”; hãy kiểm tra giấy phép của ứng viên đang tiếp xúc. Không được làm trong các ngành kinh doanh giải trí người lớn thuộc diện bị cấm. Ngoài tên việc, cần kiểm tra hoạt động kinh doanh thực tế của nơi làm. Lưu ý về làm việc của Bộ Ngoại giao
Nếu thiếu 60 giờ/tuần, quyết định bố trí trước số người tuyển
Giả sử một khách sạn thiếu 60 giờ hỗ trợ vệ sinh mỗi tuần. Nếu mỗi người làm 30 giờ/tuần thì tương đương 2 người, nhưng 2 người đó có làm được đúng ngày cần hay không là vấn đề riêng. Nếu thiếu tập trung vào sáng cuối tuần, tăng giờ các ngày thường không giải quyết được.
Khi nào, công việc gì, thiếu bao nhiêu giờ?
Giấy chỉ định, hạn lưu trú và kế hoạch du lịch
Làm mẫu, kiểm tra mức độ hiểu và chỉ định người hỗ trợ
30 giờ/tuần + 30 giờ/tuần = 60 giờ/tuần
Ví dụ bố trí giả định. Tính riêng thời gian đào tạo và đối chiếu đúng khung giờ cần người.
Xem hình minh họa gốc bằng tiếng Nhật
Đây là ví dụ kế hoạch tuyển giả định, không thể hiện hiệu quả thực tế hoặc số người có thể tuyển. Trước hết, liệt kê giờ thiếu theo khung giờ rồi đối chiếu với thời gian ứng viên có thể làm. Trong đào tạo ban đầu hoặc giai đoạn làm cùng, không tính năng suất như bình thường; đồng thời dành thời gian để nhân viên hiện tại hướng dẫn.
Chi phí với 1,400 yên/giờ, 30 giờ/tuần và 2 người
Dưới đây là ví dụ 4 tuần. Mức 1,400 yên/giờ là giả định tính toán, không phải giá thị trường hay lương tối thiểu. Điều kiện tuyển thực tế cần quyết định sau khi kiểm tra lương tối thiểu theo địa điểm/ngành và tin tuyển xung quanh.
| Hạng mục | Cách tính / kiểm tra | Ví dụ 4 tuần |
|---|---|---|
| Tổng lương 1 người | 1,400 yên × 30 giờ × 4 tuần | 168,000 yên |
| Tổng lương 2 người | 168,000 yên × 2 người | 336,000 yên |
| Giờ làm bố trí | 30 giờ × 4 tuần × 2 người | 240 giờ |
| Chi phí tính riêng | Tuyển/giới thiệu, đào tạo, phần bảo hiểm doanh nghiệp đóng, đi lại, hỗ trợ chỗ ở... | Tính theo điều kiện công ty |
336,000 yên chỉ là tiền lương. Nếu đào tạo nằm trong 240 giờ này, thời gian dành cho nghiệp vụ thông thường tại hiện trường giảm tương ứng. Nếu thêm đào tạo ngoài số giờ đó, cần cộng lương và chi phí liên quan. Ngoài chia phí tuyển cho số người, chia toàn bộ chi phí tiếp nhận cho số giờ thực tế bù được thiếu hụt sẽ giúp so sánh rõ hơn.
Nếu có làm đêm hoặc ngoài giờ, cần trả phụ trội tương ứng. Phân biệt đối xử về lương, giờ làm và điều kiện khác vì quốc tịch là bị cấm. Tránh lập ngân sách coi Working Holiday là nguồn lao động giá rẻ; hãy đưa ra điều kiện phù hợp nhiệm vụ. Luật Tiêu chuẩn lao động
Tin tuyển thu hút ứng viên giúp hình dung cả đời sống và công việc
Chỉ ghi “chào đón người nước ngoài” hoặc “chấp nhận tiếng Nhật sơ cấp” chưa giúp ứng viên hình dung đời sống. Hãy nêu cụ thể địa điểm, thời gian, nhiệm vụ, lương, chỗ ở và di chuyển sau ca. Với tiếng Nhật, ngoài tên chứng chỉ, mô tả tình huống dùng trong công việc như “nghe lưu ý vệ sinh và hỏi lại khi chưa hiểu” sẽ dễ truyền đạt.
Tin tuyển khách sạn nên nêu cùng lúc phí ký túc xá, điện nước, ăn uống, có ở chung phòng không và cách đi làm. Nếu ngày kết thúc công việc khác ngày rời ký túc xá, cũng ghi rõ. Càng đủ thông tin để so sánh, càng giảm việc sau tuyển dụng mới thấy “khác điều đã nghe”.
Có thể cân nhắc Hello Work, Trung tâm Dịch vụ việc làm cho người nước ngoài và công ty giới thiệu có giấy phép phù hợp làm kênh tuyển. Dù sử dụng công ty giới thiệu, doanh nghiệp tiếp nhận vẫn kiểm tra tư cách lưu trú và hợp đồng. Việc nhận người được giới thiệu không có nghĩa đã hoàn thành kiểm tra của mình. Hướng dẫn khai báo tình trạng sử dụng lao động nước ngoài và quản lý việc làm của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi
Quyết định việc hiện trường cần làm từ tuyển dụng đến hết tháng đầu
Trước tuyển, đối chiếu giấy tờ với mong muốn của ứng viên
Chỉ định người phụ trách, kiểm tra thẻ cư trú, giấy chỉ định, hạn cư trú và nhiệm vụ dự kiến. Đồng thời hỏi ngày muốn kết thúc, kế hoạch du lịch và chỗ ở. Dù giấy tờ cho phép làm, nếu kế hoạch cá nhân không khớp thời gian cần người thì không phù hợp đợt tuyển đó.
Giải thích điều kiện lao động bằng ngôn ngữ ứng viên hiểu và ghi bằng văn bản những nội dung cần thiết. Kiểm tra từng mục như ngày chốt/trả lương, khấu trừ, nơi làm và có gia hạn hợp đồng không. Chỉ lấy chữ ký khi người đó chưa hiểu sẽ khiến khác biệt nhận thức lộ ra sau này. Hướng dẫn quản lý việc làm lao động nước ngoài
Ngày đầu, chia sẻ an toàn và người cần gọi khi gặp khó khăn
Kết hợp quy trình có ảnh với làm mẫu, rồi yêu cầu người mới giải thích và thực hiện lại. Điểm chính là không kết luận đã hiểu chỉ từ câu trả lời cho “Bạn hiểu chưa?”. Với vệ sinh, ưu tiên hóa chất và báo hư hỏng; ăn uống ưu tiên vệ sinh, dị ứng; kho hàng ưu tiên lối đi và xử lý hàng.
Làm rõ người nhận câu hỏi trong mỗi ca, dạy cả việc dừng thao tác khi chưa hiểu. Chỉ mở rộng phạm vi tự quyết sau khi kiểm tra hiểu biết và thực hành. Đây là chuẩn bị để người mới làm an toàn, bất kể quốc tịch.
Sau 1 tuần và cuối tháng đầu, kiểm tra cả công việc lẫn đời sống
Qua buổi trao đổi ngắn, xác nhận lượng việc, hiểu chỉ dẫn, đi lại, chỗ ở và cách xin nghỉ. Kế hoạch du lịch đã nghe lúc tuyển có thể thay đổi, nên thống nhất trước khi quyết định lịch ca tiếp theo. Để người đó tiếp tục làm, cũng cần đầu mối cho phép trao đổi sớm về thay đổi kế hoạch.
Không chỉ đo kết quả bằng số ứng viên; hãy xem giờ thiếu đã bù được, thời gian đào tạo, tăng ca của nhân viên phụ trách và mức hoàn thành thời hạn hợp đồng dự kiến. Xem số liệu tháng đầu, sửa bố trí và tài liệu giải thích rồi mới tuyển tiếp sẽ giảm lặp lại vướng mắc.
Không giao toàn bộ khai báo, tính lương và kết thúc hợp đồng cho riêng người tiếp nhận
Khi tuyển hoặc người nước ngoài nghỉ việc, phải khai báo tình trạng sử dụng lao động nước ngoài đối với người thuộc diện áp dụng. Working Holiday cũng thuộc đối tượng. Thủ tục và hạn khác nhau theo tình trạng tham gia bảo hiểm việc làm, nên phối hợp nhân sự, bộ phận lương và phân công người thực hiện. Hướng dẫn khai báo của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi
Lương trong nước của người không cư trú theo quy định thuế về nguyên tắc chịu khấu trừ tại nguồn 20.42%. Hãy kiểm tra phân loại cư trú thuế, hiệp định thuế và giải thích khác biệt giữa tổng lương với thực nhận. Không quyết định cách tính lương chỉ từ tên tư cách lưu trú; bộ phận thuế cần đánh giá. Điều kiện tham gia bảo hiểm cũng cần kiểm tra riêng. Hướng dẫn thuế suất của Cơ quan Thuế quốc gia
Khi gần hết hợp đồng, xác nhận ngày làm cuối, lương cuối, ngày rời ký túc xá, trả đồ được cấp và khai báo nghỉ việc. Dù muốn tiếp tục thuê, hợp đồng lao động không tự gia hạn cư trú. Nếu chuyển sang tư cách lưu trú khác, cần xem riêng điều kiện cá nhân, nhiệm vụ có phù hợp và hồ sơ cần nộp.
Câu hỏi thường gặp
Working Holiday có giải quyết được thiếu nhân lực quanh năm không?
Có thể bổ sung thiếu hụt mùa cao điểm hoặc trong một thời gian, nhưng không bảo đảm cùng một người tiếp tục làm mãi. Với nghiệp vụ cốt lõi quanh năm, cần đồng thời nghĩ đến giữ nhân viên hiện tại, xem lại công việc và phương pháp tuyển phù hợp việc lâu dài. Nếu thiếu người do lương thấp hoặc không có người dạy, cần cải thiện nguyên nhân đó.
Có phù hợp để giới thiệu cho công ty bảo vệ không?
Đánh giá theo phạm vi được làm của cá nhân, yêu cầu pháp luật ngành bảo vệ, tiếng Nhật để hiểu an toàn và thời gian làm. Người lần đầu làm bảo vệ về nguyên tắc có ít nhất 20 giờ đào tạo mới, nên lưu trú ngắn sẽ hạn chế thời gian làm sau đào tạo. Phái cử lao động vào công việc bảo vệ bị cấm; không nhầm giới thiệu việc làm phù hợp và công ty bảo vệ trực tiếp thuê với phái cử. Hướng dẫn giờ đào tạo của Cảnh sát Tokyo, công việc cấm phái cử của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi
Nên bắt đầu từ đâu?
Trước hết, tại 1 nơi làm, lập bảng mùa cao điểm và khung giờ thiếu người, rồi quyết định nhiệm vụ giao và người đào tạo. Khớp điều kiện đó với điều kiện cư trú và kế hoạch lưu trú của ứng viên. Mô tả cụ thể tình huống làm việc giúp cả ứng viên lẫn doanh nghiệp quyết định dễ hơn việc tuyển xong mới nghĩ đến bố trí.